Dalkia Polska Energia działa w obszarze usług energetycznych, przede wszystkim dostarczając ciepło sieciowe na terenie Śląska. Spółka jest częścią francuskiej Grupy Dalkia (należącej do EDF) i obsługuje duże zakłady produkcyjne oraz systemy ciepłownicze w kilku miastach m.in. Katowice, Mysłowice, Sosnowiec, Ruda Śląska oraz Chorzów. W takim środowisku utrzymanie ruchu bardzo szybko staje się „systemem nerwowym” organizacji: musi łączyć pracę źródeł ciepła i sieci, działania mobilnych ekip serwisowych, zarządzanie magazynem części oraz kontrolę wydatków. W tak rozbudowanym środowisku wspólnie postanowiliśmy poszukać narzędzia, które scali te wszystkie elementy.
Spis treści
Cel wdrożenia
Głównym celem wdrożenia było przyspieszenie cyfryzacji i automatyzacji utrzymania ruchu. Chcieliśmy, aby informacje o awariach, przeglądach i częściach zamiennych krążyły w jednym systemie, bez zbędnego papierkowego obiegu. Drugim celem była integracja z ERP i SCADA – dzięki temu dane o kosztach, częściach czy odczytach liczników miałyby płynnie trafiać do wdrożonego systemu CMMS. Ponadto zależało nam, aby rozwiązanie było dopasowane do specyfiki wielu zakładów i lokalizacji, mogąc pracować w różnych fabrykach, uwzględniając lokalne procedury i uprawnienia. Utrzymanie ruchu w firmie wymagało elastyczności: część procesów musiała być zunifikowana (np. definicje zasobów czy priorytety zgłoszeń), a część – dostosowana do konkretnego zakładu np. harmonogramy dyżurów czy zakres zadań brygad serwisowych.
Wyzwania
Przed wdrożeniem zmagaliśmy się z kilkoma typowymi problemami. Po pierwsze, rozproszone dane – odczyty i alarmy z systemu SCADA, zapisy w ERP (faktury i zamówienia) oraz zgłoszenia serwisowe były prowadzone osobno. Taki podział prowadził do opóźnień i błędów (np. ręczne przepisywanie godzin pracy czy stanów magazynowych). Drugim wyzwaniem była różnorodność procesów między zakładami. Każdy obiekt miał własne przyzwyczajenia – nawet w obrębie tej samej branży – co wymagało znalezienia balansu między standaryzacją a elastycznością. Celem było ujednolicenie podstaw (takich jak definicje sprzętu, typy zgłoszeń czy kryteria zamknięcia zlecenia), a jednocześnie umożliwienie lokalnych modyfikacji np. różne listy sprawdzeń dla przeglądów czy różne role i uprawnienia dla pracowników.
Przebieg wdrożenia
Rozpoczęliśmy od warsztatu analitycznego, w którym wspólnie z zespołami technicznymi przeanalizowaliśmy kluczowe procesy. Na tym etapie dokładnie określiliśmy, kto zgłasza
i klasyfikuje zdarzenia, kto decyduje o priorytecie oraz jak przebiega współpraca z magazynem części. Spotkanie umożliwiło dostrzeżenie różnic między początkowymi założeniami a wspólną wizją wypracowaną podczas warsztatu. W związku z tym podjęto decyzję o rozszerzeniu zakresu prac.
W kolejnym kroku skonfigurowaliśmy wizytówki zasobów – tzw. kartoteki urządzeń i obiektów. Dzięki nim wszystkie informacje techniczne, dokumenty serwisowe i historia prac są uporządkowane w jednym miejscu. Specyfikacja obejmowała wdrożenie systemu CMMS w dziewięciu różnych zakładach, z uwzględnieniem podziału na uprawnienia i widoczność. System CMMS został skonfigurowany tak, aby działał „w wielu fabrykach” – czyli każdy zakład ma własne widoki i uprawnienia, a centralnie możemy mieć wspólne raporty. Jednocześnie zadbaliśmy o elastyczność konfiguracji: użytkownicy mogą modyfikować układ ekranów czy formularzy i dodawać nowe typy zadań, jeśli zajdzie taka potrzeba. Projekt prowadziliśmy w metodyce PRINCE2, co oznaczało etapowanie prac, ciągłą kontrolę jakości i dokładne dokumentowanie kolejnych kroków.
Wprowadzono moduł rozliczania dróg pracowników, co ułatwia proces rozliczania kilometrówki oraz moduł map, który umożliwia wizualizację przestrzenną obiektów. Ponadto, zarządzanie brygadami jest wspierane przez otrzymywane informacje oraz wizualizację w aplikacji mobilnej. System generuje także automatyczne powiadomienia dotyczące konieczności działań prewencyjnych, oparte na licznikach oraz danych z systemu SCADA.
Jak pomógł system CMMS?
Po uruchomieniu CMMS zmieniła się przede wszystkim codzienna praca. Przenieśliśmy wiele dotąd papierowych procesów do systemu, co przyniosło pierwszy efekt – standaryzację i lepszą przejrzystość. Przykładowo, każdy serwisant ma teraz dostęp w systemie do kompletu danych o maszynach, a dokumentacja przeglądów jest zgromadzona cyfrowo w jednym miejscu. Dzięki temu nie gubimy informacji, a nowy pracownik szybciej orientuje się w historii sprzętu.
Drugi obszar poprawy to automatyzacja oparta o dane. Po integracji z SCADA, system CMMS automatycznie otrzymuje odczyty liczników i alarmy. Gdy któryś wskaźnik przekroczy ustawioną normę, system może sam zasugerować zadanie prewencyjne. Dzięki temu przesuwamy się od reakcji na awarię w stronę przewidywalnego utrzymania ruchu. W praktyce oznacza to mniej nagłych przestojów i lepsze wykorzystanie zasobów technicznych.
Trzecim efektem jest przejrzystość kosztów i wyników dla zarządu. CMMS pozwolił dokładnie wyliczać, ile czasu i pieniędzy poświęcamy na prace prewencyjne, a ile na naprawy awaryjne. Umożliwiło to lepsze uzasadnienie budżetu UR i pokazanie konkretnych korzyści płynących
z działań prewencyjnych.
Wdrożenie CMMS w Dalkia Polska Energia pokazało, że nawet w rozproszonej organizacji można skutecznie zunifikować kluczowe procesy UR, zachowując jednocześnie potrzebną elastyczność. Model PRINCE2 pomógł kontrolować projekt etapami i dokumentować każdą zmianę, co było ważne przy integracji z ERP/SCADA i wielu lokalizacjach.
Jednym z ostatnich wdrożeń firmy Profesal było rozszerzenie integracji systemu CMMS z systemem Dynamics, mające na celu implementację nowych procesów oraz przesyłanie dodatkowych danych pomiędzy tymi systemami. Prace obejmowały rozwój integracji w obszarach szczegółowej koordynacji działań magazynu technicznego, a także zarządzania kosztami związanymi z tymi procesami.
„Z pełnym przekonaniem możemy zarekomendować firmę Profesal sp. z o.o. jako profesjonalnego dostawcę systemów informatycznych, który nie tylko wdraża wysokiej jakości rozwiązania, ale także dba o długotrwałe relacje z klientami i przyczynia się do ich sukcesu biznesowego.”
Łukasz Malina, Główny Specjalista – Koordynator ds. Utrzymania Ruchu
